Dokumendiregister

27.04.17
Paikuse Vallavalitsus kasutab dokumentide registreerimisel dokumendihaldustarkvara Amphora. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on kasutusel alates 1. jaanuarist 2004. Varasemate dokumentidega tutvumiseks ning olemasolevate dokumentide sisu kohta täpsustavate küsimuste korral tuleb esitada teabenõue.

Dokumendiregister Amphora avalik vaade



Andmekaitse Inspektsiooni soovituse kohaselt kasutatakse füüsiliste isikute puhul dokumendiregistris nime asemel initsiaale.
Juhul, kui mingil põhjusel on vajalik pöörduja kohta rohkem informatsiooni saada, on alati võimalik pöörduda täiendavalt teabevaldaja (vallavalitsuse) poole.
 
Dokumendiregistri kaudu ei võimaldata juurdepääsu ka isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele, kui avaldamise kohustus ei tulene seadusest.
Samuti on juurdepääsupiiranguga dokumente õigustatud huvi korral võimalik küsida teabenõude korras.
 
Avaliku teabe seaduse mõistes tehtud teabenõue laieneb üksnes olemasolevale jäädvustatud (dokumenteeritud) teabele. Seega saab teabenõuet esitada ainult olemasoleva ja dokumenteeritud teabe suhtes ehk siis saab nõuda konkreetset dokumenti, mis on juba olemas.
 
Juhul, kui teabenõude täitmiseks tuleb teavet täiendavalt süstematiseerida ja analüüsida ning  selle alusel on vaja uus teave dokumenteerida, siis loetakse selline teabenõue selgitustaotluseks ja sellele vastatakse märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seaduses ettenähtud korras.
 
Teabenõudes peab isik suuliselt või kirjalikult esitama järgmised andmed:
1) teabenõudja ees- ja perekonnanimi;
2) asutuse või juriidilise isiku nimel esitatava teabenõude puhul juriidilise isiku nimi või asutuse nimetus;
3) teabenõudja sideandmed (posti- või elektronpostiaadress või faksi- või telefoninumber), mille kaudu teabevaldaja saaks teabe väljastada või teabenõudjaga ühendust võtta;
4) taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus ja sisu või teabenõudjale teada olevad dokumendirekvisiidid;
5) taotletav teabenõude täitmise viis.
 
Kui isik taotleb teavet, milles sisalduvad tema või kolmandate isikute juurdepääsupiiranguga isikuandmed, tuvastab vallavalitsus teabenõudja isiku.
 
Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul.  Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita, siis teavitab vallavalitsus sellest teabenõudjat viie tööpäeva jooksul teabenõude täpsustamiseks. Teabenõude menetluse tähtaegu arvestatakse alates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast.
 
Kui teabevaldajal on vaja teabenõuet täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ta teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teatab teabevaldaja teabenõudjale viie tööpäeva jooksul.
 
Kui teabenõudest ei selgu, millisel viisil või millist teavet teabenõudja soovib,  võtab vallavalitsus teabenõude täpsustamiseks teabenõudjaga viivitamata ühendust.
 
Teabenõuet ei pea registreerima, kui:
1) see on anonüümne;
2) see on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetakse viivitamata.
 
Suuliselt väljastatakse teave üksnes juhul, kui:
1) soovitakse andmeid teabenõudja esitatud avalduse, märgukirja või muu taotluse menetluse kohta;
2) soovitakse andmeid selle kohta, kas vallavalitsuse valduses on teabenõudja poolt soovitud teave. 
 
Kuidas hoiame eraelulist teavet (privaatsuspoliitika), saab täpsemalt lugeda siit
 
Kasuta Riigiportaali dokumentide saatmiseks!
 
Riigiportaal on keskkond, kus kodanikel ja ettevõtjatel on võimalik omavalitsuste ja riigiasutustega digitaalselt suhelda ning mille abil omavalitsused ja riigiasutused osutavad e-teeenuseid.
Riigiportaali saab siseneda www.eesti.ee kasutades selleks ID-kaarti.
 
Meie ametnikel on Teie poolt saadetud dokumendile võimalik vastata nii Riigiportaali vastust saates kui ka kasutades teisi sidevahendeid. Teile vastamine sõltub soovitud vastuse saamise viisist, mille olete Riigiportaalis valinud. 
 
Ootame Teie kirju aadressilt www.eesti.ee
 
E-teenused on välja arendatud koostöös Riigi Infosüsteemide Arenduskeskusega.
 
 
Toimetaja: LIIVI ÕUNAPUU